هوشمندی کسب و کار و ERP

هوشمندی کسب و کار و ERP

در دنیای کسب‌وکار همه چیز وابسته به ارزشی است که سازمان برای مشتریان خود خلق می‌کند. رقابت بر سر ایجاد ارزشی بیشتر و بهتر سازمان‌ها را برآن داشته تا از تمام ظرفیت‌های خود برای تحقق این امر استفاده کنند. مسئله ساده است: یا ارزش‌آفرینی کنید یا از دور خارج شوید! این یکی از مهم‌ترین پیام‌های عصر دیجیتال است.

 بنابراین سازمان‌ها برای تضمین بقای خود ناگزیرند از منابعی که در اختیار دارند به بهترین شکل ممکن استفاده کنند که از رقابت عقب نمانند. مدیران و رهبران سازمانی باید بتوانند تغییرات محیط بیرونی و درونی را شناسایی کنند، منابع را به درستی تخصیص دهند و بصورت کلی تصمیمات درستی اتخاذ کنند.

سرنوشت پیروزی یا شکست سازمان‌ها در رقابت موجود به کیفیت این تصمیمات بستگی دارد. شاید بتوان گفت تصمیم‌گیری مهم‌ترین فعالیتی است که مدیران سازمان‌ها انجام می‌دهند.هربرت سایمون که از اندیشمندان بنام علوم اجتماعی و مدیریت هست مدیریت را مترادف با تصمیم‌گیری می‌داند.

ما در عصر دیجیتال هستیم، عصری که در آن، محیط دائما در حال تغییر و تحول است، محصولات جدید، بازارهای موجود را زیر و رو می‌کنند. ابهام و پیچیدگی بسیار زیاد و به طبع آن تصمیم‌گیری در این فضا نیز پیچیده‌تر فضای سنتیِ ایستا است. دوران شیوه‌های سنتی تصمیم‌گیریِ شهودی و محاسبات سرانگشتی به سر آمده و در این عصر باید بسمت تصمیمات داده‌محور رفت. تصمیماتی که مبتنی بر واقعیاتِ متقن هستند و در زمان مناسب در چارچوب مناسبی به شخص تصمیم‌گیرنده انتقال می‌یابند.

در این میان، داده‌ها نقشی حیاتی دارند. داده‌ها دارایی‌های نامشهودی هستند که پتانسیل بالایی برای خلق ارزش دارند. بهره‌برداری مناسب از پتانسیل موجود در داده‌ها می‌تواند به سازمان‌ها در رقابت روزافزونی که با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند نقش کلیدی و راهگشایی بازی کند، اما لازمه‌ی این بهره‌برداری، فراهم کردن شرایط و زیرساخت مناسب برای آن است.

در اولین قدم که بسیار هم حائز اهمیت و حیاتی است بایستی داده‌های مرتبط با فرایندهای سازمان ثبت و ضبط شوند. این امر از طریق سیستم‌های مدیریت منابع سازمان یا ERP(Enterprise resource planning) محقق می‌شوند. سیستم‌های ERP  سیستم‌های نرم‌افزاری هستند که برای مدیریت منابع اصلی سازمان (تجهیزات، مواد اولیه، نیروی انسانی، منابع مالی و ... ) بکار می‌روند. البته ثبت و ضبط اطلاعات تنها مزیت سیستم‌های ERP نیست اما از منظر مدیریت داده می‌تواند اینگونه باشد. این سیستم‌ها تمام فرآیندهای سازمانی جدا از هم را یکپارچه و هماهنگی و مدیریت آن‌ها را تسهیل می‌کنند. با این کار آن‌ها مانع  پدیده‌ی مدیریت جزیره‌ای(هر واحد وظیفه‌ای اصطلاحا ساز خود را بزند) می‌شوند. سازمان‌ها با استفاده از ERP داده‌های مربوط به فرایندها را جمع‌آوری، ثبت و ذخیره می‌کنند.

بسیاری از فعالان حوزه IT داده را همچون نفت خام توصیف می‌کنند، بعنوان منبعی غنی برای خلق ارزش، با این تفاوت که حجم داده‌ها در درنیا با شدت بالایی در حال افزایش است اما ذخایر نفتی موجود در دنیا رو به افول هستند.

سوالی که اینجا مطرح می‌شود این است که آیا صرفا وجود منابع غنی نفت خام می‌تواند خودبه‌خود موجب خلق ارزش ‌شود؟ یا اینکه برای خلق ارزش از آن بایستی اقدام به اکتشاف، پالایش و سپس تبدیل آن کرد؟

پاسخ مشخص است. برای داده نیز همین امر صادق است. صرف نگهداری و ذخیره‌ی داده‌ها لزوما منجر به ایجاد ارزش نمی‌شود، بلکه باید آن‌ها را از دل سیستم‌های ثبت تراکنش استخراج، پالایش و سپس تحلیل کرد، این تحلیل باید بگونه‌ای باشد که به تصمیمات و اقدامات عملی مدیران جهت دهد. این فرایند نیز از طریق هوشمندی کسب و کار محقق می‌شود. در واقع هوشمندی کسب و کار مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که هدفشان بکارگیری بهینه داده‌ها در تصمیم‌گیری است.

تفاوت هوشمندی کسب و کار با ERP در چیست؟

ERP داده‌های سازمان را جمع‌آوری و ثبت می‌کند در حالی که هوشمندی کسب و کار داده‌های سازمان را تجزیه و تحلیل می‌کند و از داشبوردها و دیگر رابط‌ها برای ارائه‌ی داده‌ها در قالبی ساده، تعاملی و قابل فهم استفاده می‌کنند. ​

سیستم ERP مناسب، کسب‌وکار شما را سازمان‌یافته‌تر و عملکرد اجرایی شما را به طرز چشمگیری تسهیل خواهد کرد. در کنار آن، به کار بردن ابزارهای صحیح هوشمندی کسب و کار برای داده‌های ایجاد شده در ERP برای تجزیه و تحلیل داده و یافتن روندها و بینش‌های کسب‌وکارباعث می‌شود که ترکیب ERP  و BI نقش ارزش‌آفرینی داشته باشد.

هوشمندی کسب و کار اساسا داده‌های خام را به بینش‌های اجرایی تبدیل می‌کند. این امر یک کسب‌وکار را قادر می‌سازد تا بازارها و مشتریان خود را در سطحی بسیار عمیق‌تر درک کند و می‌تواند شاخص‌های معناداری مانند ROI را برای هزینه بازاریابی فراهم کند. ​این امر ارائه‌ی محصولات یا خدمات سفارشی را تسهیل می‌کند، که منجر به وفاداری بیشتر به برند می‌شود. بینش‌هایی که از طریق کاربرد هوشمندی کسب و کار خلق می‌شوند، فرآیندهای تجاری بهتری مانند مدیریت بهبود یافته زنجیره تامین و استراتژی‌های بازاریابی کارآمدتر را توسعه می‌دهند. هوشمندی کسب و کار در نهایت باعث بهبود اثربخشی کسب‌وکار می‌شود.

واضح است که ERP و سیستم BI شما یکسان نیستند، البته آن‌ها با هم‌کار می‌کنند تا داده‌های شما را به اطلاعات و دانش غنی در مورد کسب‌وکار شما تبدیل کنند، و سازمان شما را به یک موتور رشد داده محور تبدیل کنند. ​

در کنار سیستم ERP که داده‌های کسب‌وکار شما را سازماندهی می‌کند، تکنولوژی‌های هوشمندی کسب و کار می‌توانند این داده‌ها را استخراج کنند و در قالبی که به راحتی قابل فهم و قابل‌اجرا باشد ارائه دهند. ERP و BI یک رابطه هم‌زیستی دارند BI به برای کار کردن به یک ERP (یا یک سیستم ثبت تراکنش دیگر) نیاز دارد، در حالی که ارزش نرم‌افزار ERP زمانی که با BI ترکیب می‌شود به طور قابل‌توجهی افزایش می‌یابد. ​

اگر شما در حال حاضر از کارایی و اثربخشی ERP بهره می‌برید، زمان آن است که سازمان شما قدم ضروری بعدی را بردارد و هوش کسب‌وکار را برای تجزیه و تحلیل داده‌ها به کار بگیرد تا تصمیم‌گیری آگاهانه را آسان‌تر و موثرتر کند. ​

جدول تفاوت‌ گزارش‌های BIو ERP

در نهایت می‌توان گفت که برای ماندن در صحنه‌ی رقابت در عصر دیجیتال بایستی پتانسیل بالقوه‌ی ارزش‌آفرینی داده‌ها را بالفعل کرد و به منظور دستیابی به این امر، بایستی از هر دو سیستم ERP و BI در کنار هم استفاده کرد. این ترکیب می‌تواند منجر به ارزش‌آفرینی، ماندن در صحنه‌ی رقابت و حتی ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان شود.